Allgemeine Informationen zum elektronischen Urkundenarchiv

Informations-Folder zum Ausdrucken.

Hier kommen Sie direkt zum zt-Archiv

Elektronisches Urkundenarchiv der ZiviltechnikerInnen

Mit dem Berufsrechtsänderungsgesetz 2006 (BRÄG 2006) wurde vom BMJ ergänzend zum
E-Government Gesetz (E-GovG) der gesetzliche Rahmen für eine rechtsverbindliche papierlose Kommunikation mit Behörden und Gerichten ebenso wie für den täglichen Geschäftsverkehr implementiert. Einen wesentlichen Teil dieser neuen gesetzlichen Regelungen bilden die Änderungen des ZTG und des ZTKG:

Darin wird die Bundeskammer der ZiviltechnikerInnen ermächtigt, ein elektronisches Urkundenarchiv der Ziviltechniker/innen zu errichten. In diesem Archiv gespeicherte elektronische Urkunden gelten explizit als Original ("Originalfiktion") mit derselben vollen Beweiskraft wie Papierurkunden. Darüber hinaus wird normiert, dass die Führung der Archive in Vollziehung der Gesetze, also hoheitlich erfolgt. Die zur Einstellung der Urkunden berechtigten Ziviltechniker/innen fungieren als Organe des Rechtsträgers (Amtshaftung). Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und des Datenschutzes ist der Zugriff auf das Archiv streng reglementiert und es müssen alle Transaktionen lückenlos protokolliert werden.

Zu den wesentlichen Vorteilen der neuen Gesetzeslage zählen weiters,

  • dass Dokumente und Pläne der Ziviltechniker/innen mit allen Beilagen für Berechtigte jederzeit digital abrufbar und
  • veröffentlichte Urkunden (dh. alle zur öffentlichen Einsicht bestimmten) für jedermann zugängig sind.
  • dass bei Zweifel über die Authentizität eines digitalen Dokumentes die Archiveinsicht umfassende Klarheit schafft.

Damit ist die Rechtssicherheit in der digitalen Welt mit der Papierwelt gleichwertig.
Ob künftig eine Urkunde digital oder - wie bisher - auf Papier erstellt wird, obliegt grundsätzlich der/dem einzelnen Ziviltechniker/in und dem Auftraggeber. Alle für das Grundbuch oder zur sonstigen öffentlichen Einsicht bestimmten Urkunden sind jedoch zwingend elektronisch zu erstellen. 


Elektronische Urkunden

Arten der einzuspeichernden Urkunden

  • Öffentliche Urkunden, die mit Zustimmung des Auftraggebers elektronisch errichtet werden oder für das Grundbuch bzw. zur sonstigen öffentlichen Einsicht bestimmt sind.
  • Mit Zustimmung des Auftraggebers können auch sonstige private Urkunden ("nicht gesiegelte" Pläne und Dokumente) in das elektron. Urkundenarchiv eingebracht werden.
  • Auch ist es möglich, das Urkundenarchiv als Datensicherung ("back up") für alle Arten von Projektunterlagen und Operaten etc. zu verwenden.

Die öffentlichen elektronischen Urkunden der ZT müssen mit der Beurkundungssignatur (als sichere Signatur gemäß § 2 Z 3 SigG) versehen im elektronischen Urkundenarchiv der Bundeskammer gespeichert werden (Formerfordernis).
Die Urkunden sind grundsätzlich min. 30 Jahre zu speichern. Zusätzlich zu den Urkunden selbst müssen (im obigen Sinne) Beilagen zu diesen Urkunden oder damit in Zusammenhang stehende Urkunden (Bescheide von Behörden, Parteienerklärungen etc.) im Urkundenarchiv gespeichert werden. Für all diese gespeicherten Urkunden gilt stets die Originalfiktion, egal ob sie bereits originär elektronisch erstellt wurden oder es sich um eine elektronisch umgesetzte (gescannte) Papierausfertigung (z.B. Bescheid einer Behörde) handelt.
Die gesetzlichen Grundlagen finden Sie in den Verordnungen der Bundeskammer (Downloadliste am Ende dieser Seite)

Entstehen der digitalen öffentlichen Urkunde:
Erstellung der Urkunde in einem genormten Format (von Justiz vorgegeben: pdf/A-1b
Beilagen zu öffentlichen Urkunden sind ebenfalls in pdf zu speichern) durch

  • die Anwendersoftware beim ZT,
  • Erfassung der Metadaten (Verschlagwortung),
  • Eintragen der Zertifikate aller zum Zugriff berechtigten Personen, Ämter und Behörden,
  • Signierung der Urkunde und
  • verschlüsselte Übertragung bzw. Einspeicherung ins Urkundenarchiv nach erfolgreicher Prüfung auf Formatkonformität.

Mit der Einbringung in das Urkundenarchiv erfüllt der ZT seine 30-jährige Aufbewahrungspflicht; die dauerhafte Lesbarkeit der öffentlichen Urkunden wird durch eine gesetzlich vorgesehene künftige Konvertierung garantiert.

Für die übrigen elektronisch erstellten sonstigen Dokumente und Pläne ("Privaturkunden") besteht kein Formatzwang. Mit Zustimmung des Auftraggebers können sie in jedem beliebigen (Vektor-) Format (z. B. dxf, dwg, shp, doc, rtf, xls .....) eingespeichert werden. Für solche Dokumente wird dem ZT gegenüber nur für die Integrität des Inhaltes der Datenfiles garantiert; um die Daten in Zukunft auch lesen bzw. wieder verwenden zu können, muss er selbst die notwendigen (gegebenenfalls auch alten) Programmversionen aufbewahren.


Signaturen

Neben der elektronischen Ziviltechnikersignatur (entspricht der herkömmlichen Stampiglie) darf sich der ZT in Zukunft auch einer elektronischen Beurkundungssignatur (entspricht dem Rundsiegel) bedienen. Diese Signaturkarten mit den entsprechenden Zertifikaten (für jede Signatur eine Karte) gelten als amtliche Lichtbildausweise mit Bürgerkartenfunktion.

  • Beurkundungssignatur: dient zum Signieren und Einbringen aller Urkunden in das Archiv. Der höchstpersönlichen Verwendung des ZTs vorbehalten.
  • Ziviltechnikersignatur: dient zum Abruf von Urkunden, für die Datensicherung und für das privatrechtliche Signieren im sonstigen elektronischen Verkehr (elektronische Briefe und Rechnungen, etc.).

Bei Erlöschen oder Aberkennung der Befugnis sind die Karten an die Länderkammer zurückzugeben. Die Zertifikate (nach § 9 SigG) werden gelöscht und die technische Möglichkeit ihrer Verwendung (§ 16 Abs. 3 ZTG) ist beendet.
Bei Ruhendmeldung werden die Zertifikate gesperrt.
Bei neuerlicher Aufrechtmeldung werden, entsprechend dem SigG neue Zertifikate auf neuen Signaturkarten ausgestellt.
Im Hinblick auf die weit reichenden rechtlichen Konsequenzen bei Missbrauch muss die Ausweiskarte mit der Beurkundungssignatur vom ZT persönlich sicher verwahrt werden.


Kosten für die/den Ziviltechniker/in


Kosten für die Signaturkarten:

Folgende Gebühren sind zu entrichten (jeweils zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer):
Für die Ausstellung je Ausweiskarte  € 36,--.
Für jede Aktivierung je qualifiziertem Zertifikat einmalig  € 10,--.
Jährliches Entgelt je qualifiziertem Zertifikat  € 13,--.

Diese Kosten werden von A-Trust Gesellschaft für Sicherheitssysteme im elektronischen Datenverkehr GmbH (in Folge A-Trust) mittels Bankeinzug bzw. mit Erlagschein eingehoben. 
Die Kammern sind verpflichtet, für die Karten, die auch als amtliche Lichtbildausweise gelten, nach dem Gebührengesetz eine Verwaltungsabgabe von jeweils € 14,30 einzuheben und an das Finanzamt für Gebühren und Verkehrssteuern abzuführen.

So erhalten Sie Ihre Signaturkarten:

  • Sie schicken das beigelegte Bestellformular (Downloads am Seitenende) unterschrieben gemeinsam mit einem Passfoto und einer Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises an die für Sie zuständige Länderkammer. Diese leitet die Daten an den Zertifizierungsdiensteanbieter A-Trust weiter.
  • Von A-Trust erhalten Sie eine Verständigung (enthält ein Merkblatt und den Signaturvertrag) über die Abholung der Signaturkarten.
  • Bitte vereinbaren Sie nach Erhalt dieses Schreibens von A-Trust einen Termin für die Abholung der Signaturkarten mit Ihrer Länderkammer.
  • Bei der Abholung der Karten werden vor Ort in der Länderkammer die Zertifikate aufgespielt.

Einmalige Kosten (zeitgemäßer PC + Internet werden vorausgesetzt):

Client-Applikation  
trustDesk Professional (Signatursoftware): Erstlizenz gratis
Chipkarten-Lesegerät (zw. € 48,-- und € 180,--)

Hinweis: Die Fa. MANZ Solutions GmbH bietet verschiedene Startpakete an. Diese Startpakete können bei der jeweiligen Länderkammer bezogen werden und werden über MANZ Solutions verrechnet (Formular siehe Downloadliste am Ende dieser Seite).

Die Startpakete im Detail:

Einfaches zt-Archiv Startpaket beinhaltet (kostenlos):
Kochrezept für Einstieg in der zt-Archiv – Dokumentationen und Installationsanleitungen für:
- 1 x trustDesk zt-Archiv
- 1 x Smart Client
- PDFA Drucker (für die Bundeskammer angepasste eDocPrintPro Version)

Erweitertes zt-Archiv Startpaket beinhaltet:
Kochrezept für Einstieg in der zt-Archiv – Dokumentationen und Installationsanleitungen für:
- 1 x trustDesk zt-Archiv
- 1 x Smart Client
- PDFA Drucker (für Bundeskammer angepasste eDocPrintPro Version)
sowie
- 1 Stück Kartenlesegerät Reiner SCT cyberJack®pinpad (kostenpflichtig)

PDFA Drucker
Der PDFA Drucker der Bundeskammer ist ein Drucker für die Erzeugung von PDF/A-1b Dokumenten, der für die Einbringung ins zt-Archiv erforderlich ist. Dieser steht für alle berechtigten Ziviltechnikern (mindestens eine kostenpflichtige Einbringung ins zt-Archiv jährlich) im geschützten Downloadbereich kostenlos hier zur Verfügung.

trustDesk zt-Archiv
60 Tage gratis Testversion. Die erste, pro zt-Archiv Benutzer gelöste Lizenz für die Signatursoftware trustDesk zt-Archiv der Firma IT Solution ist kostenlos (Formular siehe Downloadliste am Ende dieser Seite). Jede weitere Lizenz wird vom Archivbetreiber MANZ Solutions GmbH gemäß dem zum Verrechnungszeitpunkt aktuell gültigen Listenpreis (siehe: http://www.itsolution.at) dem Lizenznehmer in Rechnung gestellt.
 

Laufende Kosten je Urkunde (einschließlich Beilagen): Einbringungskosten

Die Höhe der Gebühr (exkl. MWSt) für die Speicherung öffentlicher Urkunden gem. § 4 (3) ZTG und Urkunden, die in Absprache mit dem Auftraggeber eingespeichert werden, beträgt einschließlich aller Beilagen und Dokumente

 

bei einer Datenmenge von                                       

 

  • bis zu 5 MB: 21,30  EUR
  • über 5 bis zu 10 MB: 29,20  EUR
  • über 10 bis zu 15 MB: 36,55  EUR
  • darüber je weitere 10 MB bis zu 75 MB: 13,00  EUR
  • über 75 bis zu 250 MB: 126,95  EUR
  • über 250 bis zu 500 MB: 190,95  EUR
  • darüber je weitere 500 MB: 126,95  EUR


Bei Anwachsen der Datenmenge infolge sukzessiver Speicherung von weiteren Beilagen und Dokumenten zu einer Urkunde, wird bei Überspringen einer Gebührengrenze nur der Ergänzungsbetrag auf die nächsthöhere, zutreffende Gebührenstufe verrechnet, bzw. wird gemäß lit. d. und g. der Betrag je weiterer 10 MB bzw. 500 MB verrechnet.

(2) Die Höhe der Gebühr (jeweils exkl. USt.) für das Speichern von Daten nach § 1 Abs. 2 lit. c (Urkundenarchiv-Verordnung) beträgt bei einer Datenmenge von

 

  • bis zu 5 MB: 16,95  EUR
  • über 5 bis zu 10 MB: 22,60  EUR
  • über 10 bis zu 15 MB: 28,35  EUR
  • darüber je weitere 10 MB bis zu 75 MB: 11,30 EUR
  • über 75 bis zu 250 MB: 106,70 EUR
  • über 250 bis zu 500 MB: 160,05 EUR
  • darüber je weitere 500 MB: 106,70 EUR

Bei Anwachsen der Datenmenge infolge sukzessiver Speicherung von weiteren Daten wird bei Überspringen einer Gebührengrenze nur der Ergänzungsbetrag auf die nächsthöhere, zutreffende Gebührenstufe verrechnet, bzw. wird gemäß lit. d. und g. der Betrag je weiterer 10 MB bzw. 500 MB verrechnet.

Hinweis: Die Kosten für die Einspeicherung der Daten werden dem ZT von MANZ Solutions GmbH (ehem. onlaw internet technologie GmbH) verrechnet.


Zugriff

Der Zugriff zu den Urkunden ist aus Datenschutzgründen streng ausgelegt und nur dem "Eigentümer" der Urkunde (ZT als Urkundenverfasser, seinem Auftraggeber) und von ihm berechtigten dritten Personen, Ämtern und Behörden vorbehalten. Der Zugang zu allen Urkunden, die öffentlich zugänglich sind (z. B: Grundbuch), ist  uneingeschränkt möglich.
Geregelt ist des Weiteren ein dreistufiger Zugang:

  1. Elektronische Einsichtnahme
  2. Herstellung von Papierausdrucken
  3. Abruf einer verkehrsfähigen digitalen Version der elektronischen Urkunde


Zugriffskosten (Die Verrechnung erfolgt von MANZ Solutions GmbH)

  • Für Eigentümer und ZT kostenlos
  • Für Behörden im Verfahren kostenlos
  • Für sonstige Berechtigte und für öffentliche Urkunden: pro Download:  € 1,--


Urkundenarchiv - Betreiber

Zur Führung des elektronischen Urkundenarchivs bedient sich die Bundeskammer eines Dienstleisters. Diese Dienstleistung wird von MANZ Solutions GmbH (ehem. onlaw internet technologie GmbH) (100%ige Tochter der Manz'schen Verlags- und Universitätsbuchhandlungsgesellschaft) erbracht.

MANZ Solutions bietet ein modernes, offenes IT-Konzept

  • Plattformneutrale Client - Applikation (Java)
  • Urkundeneinbringung von beliebigen Standorten (auch mobil vom Notebook aus möglich)
  • Umfassende Absicherung der Vertraulichkeit durch Verschlüsselungen während der Übertragung
  • Revisionssichere Speicherung, Signaturkette
  • Dokumentation aller Transaktionen mit timestamps
  • Offene Schnittstelle zu Metadaten (zB. für Geoportal)
  • Volle Haftung für gesamten Betrieb und Speicherung
  • Regelmäßige Datensicherung
  • 3 redundante Server - davon ein Server disloziert  


Wichtige Kontakte

Widerruf - Hotline der A-Trust: +43 (0) 1 715 20 60, Link zum Widerrufsdienst
zt-Archiv Support-Hotline der MANZ Solutions GmbH: +43 (0) 1  512 74 02 55
oder support at baik-archiv dot at
Weitere Supportkontakte zu spezifischen Fragen


Verordnungen der Bundeskammer

 
Verordnungen zum elektronischen Urkundenarchiv werden hier so veröffentlicht, wie sie in den Amtlichen Nachrichten verlautbart wurden. Authentisch ist allein die gedruckte Version.

Urkundenarchiv-Verordnung:

Signaturkarten-Verordnung:

Urkundenarchiv Errichtung gem. § 33b, Abs. 1, ZTKG

Downloads

Bestellformular Signaturkarten (18 kB)
Bestellformular Startpaket (187 kB)