Elektronische Zustellung (E-Zustellung)

Mit 1. Jänner 2020 tritt das Recht auf elektronischen Verkehr mit Behörden gemäß § 1a E-GovG (E-Government-Gesetz) in Kraft, welches auch die elektronische Zustellung (E-Zustellung) regelt. Das Recht auf elektronischen Verkehr ist mit einer Verpflichtung verknüpft: Gemäß § 1b Abs 1 E-GovG sind inländische sowie ausländische Unternehmen spätestens mit 1.1.2020 verpflichtet, Schriftstücke von Behörden und Gerichten elektronisch zu empfangen. Ist ein Unternehmen registriert, wird ab 1.12.2019 elektronisch zugestellt. Ausgenommen sind UnternehmerInnen ohne Umsatzsteuervoranmeldung bzw. ohne Internetanschluss. Wird die Verpflichtung nicht eingehalten, sind derzeit noch keine Strafen vorgesehen. Die Zustellung behördlicher Schriftstücke erfolgt in diesem Fall wie bisher per Postweg. Als Interessensvertretung empfehlen wir Ihnen die gesetzesgemäße Registrierung.

Im Überblick: die wichtigsten Schritte zur E-Zustellung

Um an der elektronischen Zustellung teilnehmen zu können sind folgende Schritte notwendig:

  1. Registrierung im USP (Unternehmensserviceportal)
  2. Definition eines/einer Postbevollmächtigten im USP
  3. Registrierung im Teilnahmeverzeichnis bzw. Überprüfung der hier hinterlegten Daten

Als zentrales elektronisches Postfach für elektronische Zustellungen wurde das „MeinPostkorb“ im Unternehmensserviceportal (USP) eingerichtet. Geht in „MeinPostkorb“ eine elektronische Zustellung ein, wird der Empfänger über die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte E-Mail-Adresse verständigt. Das Abholen nachweislicher elektronischer Zustellungen (RSa, RSb) erfordert einen Login mittels Bürgerkarte oder Handy-Signatur (Tipp: Die Signaturkarten der ZiviltechnikerInnen sind um die Bürgerkarten-Funktion erweiterbar). Das Abholen nicht-nachweislicher elektronischer Zustellung ist mit einfachem Login für eine/n Postbevollmächtigte/n USP-User möglich.

Was ist jetzt zu tun?

Unternehmen sollten bis 1.12.2019, alle Voraussetzungen für den Empfang der elektronischen Zustellung schaffen. Die wichtigsten Schritte hierfür sind:

  • die Aktivierung der Bürgerkarte bzw. Handysignatur des Eigentümers bzw. Geschäftsführers und des allenfalls als Postbevollmächtigten zur Abholung gedachten Mitarbeiter
  • die Registrierung und Aktivierung im USP und bei Bedarf das Bestimmen eines USP-Administrators sowie eines Postbevollmächtigten

Registrieren und aktivieren

Hat Sie ein Schreiben an Ihre DataBox in FinanzOnline erreicht, wonach Ihre Adressinformationen ins zentrale Teilnahmeverzeichnis übernommen wurden, ist Ihr Unternehmen automatisch für die Teilnahme an nicht-nachweislichen elektronischen Zustellungen registriert. Wir empfehlen Ihnen jedenfalls Ihre Profileinstellungen im Anzeigemodul „Mein Postkorb“ zu kontrollieren und bei Bedarf zu ergänzen. Die Aktivierung der nachweislichen elektronischen Zustellung (RSa, RSb) lässt sich mittels Logins im USP mit Bürgerkarte/Handysignatur vollziehen.
Es ist leider nicht auszuschließen, dass keine automatische Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis möglich war. In diesem Fall können Sie sich ab 1.12.2019 direkt im Anzeigemodul „MeinPostkorb“ eintragen, um so die elektronische Zustellung zu aktivieren. 

 

Im Detail: Registrieren und Aktivieren der E-Zustellung im USP

Registrierung im USP

Um elektronische Zustellungen empfangen zu können, haben sich Unternehmen über das Anzeigemodul “MeinPostkorb” im Unternehmensserviceportal USP (www.usp.gv.at) anzumelden und eine E-Mail-Adresse zwecks Verständigung für die elektronische Zustellungen zu hinterlegen.

Falls Sie über keinen USP-Zugang verfügen, ist eine Registrierung Ihres Unternehmens beim USP erforderlich. Drei Registrierungswege sind möglich:

  • mit der Handy-Signatur oder Bürgerkarte - wenn Sie für Ihr Unternehmen einzelvertretungsbefugt sind UND über eine HandySignatur oder Bürgerkarte verfügen
  • über FinanzOnline - Wenn Sie Einzelunternehmerin/Einzelunternehmer sind und einen FinanzOnline-Zugang besitzen oder für Ihr Unternehmen über einen FinanzOnline-Zugang mit Administrator-Rechten verfügen, können Sie Ihr Unternehmen auf www.finanzonline.at  durch Klick auf den Link “Zum Unternehmensserviceportal registrieren” hinzufügen.
  • persönlich durch den gesetzlichen Vertreter beim Finanzamt mittels Anmeldeformular (FON1), Nachweis der gesellschaftsrechtlichen Vertretungsbefugnis (z.B. Firmenbuchauszug, Gesellschaftsvertrag, Statuten) und amtlichem Lichtbildausweis (Führerschein, Reisepass, Personalausweis oder Behindertenpass) - wenn Ihr Unternehmen noch nicht in FinanzOnline registriert ist und über keine einzelvertretungsbefugte Vertretungsperson mit HandySignatur oder Bürgerkarte verfügt.

Das Einrichten der Postbevollmächtigten im USP

Bei der Registrierung ist ein/e USP-Administrator/in für das Unternehmen festzulegen. Der/Die USP-Administrator/in kann sich selbst zur Abholung von elektronischen Zustellungen oder jemand anderen als Postbevollmächtigten in der Rollen- und Rechteverwaltung des USP definieren. Nach der Registrierung wird ein RSa-Brief an Geschäftsleitung mit Freischaltcode und Sicherheitspasswort übermittelt, welche für das Abschließen der Registrierung des/der USP-Administrators/in einzugeben sind.

Das Teilnehmerverzeichnis

Das Teilnehmerverzeichnis ist jenes Verzeichnis aller Personen, die künftig elektronisch Zustellungen empfangen. Folgende Personen sollten automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen worden sein:

  • TeilnehmerInnen von FinanzOnline, die nicht auf die elektronische Zustellung nach der BAO verzichtet habe
  • KundInnen eines behördlich zugelassenen Zustelldienstes
  • TeilnehmerInnen des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV)

Diese gelten als angemeldete TeilnehmerInnen des Teilnehmerverzeichnisses und sollten mit Juli 2019 schriftlich über die Aufnahme in dieses Verzeichnis informiert worden sein (Benachrichtigung in der Databox von FinanzOnline). Die Registrierungsinformationen ist im Teilnehmerverzeichnis nach Anmeldung im USP in „MeinPostkorb“ über den Button „Profileinstellungen“ überprüfbar. Hier empfehlen wir übernommene Daten, insbesondere die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen unter dem Punkt „Verständigungen“ zu überprüfen bzw. eine oder mehrere korrekten E-Mail-Adressen hinzufügen.

Erst wenn im „USP-Teilnehmerverzeichnis” in „MeinPostkorb“ eine gültige E-Mail-Adresse korrekt eingegeben ist, kann Ihr Unternehmen von der E-Zustellung eines Schriftstückes verständigt werden. Und nur so ist Ihr Unternehmen rechtsgültig registriert. Nach dem Hinzufügen Ihrer (korrekten) E-Mail-Adresse erhalten Sie eine E-Mail mit Bestätigungslink (Adressverifizierung).

Wichtig: Die Registrierung im Teilnehmerverzeichnis bedeutet, dass Ihr Unternehmen zur elektronischen Zustellung gemäß Zustellgesetz registriert ist. Damit werden auf diesem Weg nachweisliche (RSa/RSb) und nicht-nachweisliche elektronische Zustellungen durch Behörden rechtsgültig (Stichwort Fristen) erfolgen.

Ihr Unternehmen wurde noch nicht aufgenommen - registrieren Sie individuell

Ist keine automatische Übernahme in das Teilnehmerverzeichnis erfolgt, ist eine Registrierung im USP unter „MeinPostkorb“ notwendig und individuell durchzuführen. Dies trifft zu, wenn Ihr Unternehmen kein FinanzOnline und kein ERV-Teilnehmer ist sowie keine Registrierung bei einem behördlichen zugelassenen Zustelldienst existiert.

Empfang der Dokumente

Elektronische Dokumente sind mit dem Erhalt einer Benachrichtigung per E-Mail zentral im Anzeigemodul “MeinPostkorb” unter www.usp.gv.at entgegenzunehmen. Die gesetzlichen Fristen beginnen ebenfalls ab diesem Zeitpunkt zu laufen. Der/Die USP-Postbevollmächtigte kann auch im Anzeigemodul „MeinPostkorb“ unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ die übermittelten Informationen überprüfen und bei Bedarf individuelle Anpassungen vornehmen (z.B. Abwesenheiten, Definition der gewünschten Dateiformate, Aktivierung der nachweislichen Zustellung unter Verwendung der Bürgerkarte/Handysignatur, etc.).

FinanzOnline

Bescheide des Finanzamts sind weiterhin über die Databox in FinanzOnline abrufbar. Zur Information zeigt sie auch das Anzeigemodul des USP an.
 

Widerrufsrecht

Kleinunternehmen, die nicht zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung verpflichtet sind und nicht teilnehmen möchten, haben - sofern eine automatische Registrierung erfolgte – der Teilnahme an der elektronischen Zustellung durch die Abmeldung des Unternehmens vom Teilnehmerverzeichnis am USP zu widersprechen. Andernfalls ist keine gesonderte Abmeldung notwendig.

Links:

https://www.digitales.oesterreich.gv.at/elektronische-zustellung
https://www.usp.gv.at
https://www.digitales.oesterreich.gv.at/die-burgerkarte
https://www.buergerkarte.at/aktivieren-karte.html  
https://www.bmdw.gv.at/Services/ElektronischeZustellung/Allgemeine-Information-zur-eZustellung.html
https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public/content/hilfe/faq.html